La Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata utilizza i principali social media per informare gli utenti in merito ai servizi offerti e divulgare contenuti sanitari e di promozione alla salute. Attraverso l’utilizzo dei commenti e delle chat private, i canali social permettono una comunicazione diretta e informale con l’utenza che attraverso la partecipazione, il confronto e il dialogo con i propri interlocutori facilita l’instaurarsi di una relazione di fiducia.
Gli account social istituzionali ufficiali del PTV sono esclusivamente i seguenti:
- Facebook
@policlinicotorvergata - Instagram
@policlinicotorvergata - X (ex twitter)
@ptvonline2001 - YouTube
ptvweb - Telegram
@policlinicotorvergata
COSA POSTIAMO SUI SOCIAL NETWORK
I contenuti sono a cura della UOSD Accoglienza, Tutela e Partecipazione – URP.
I contenuti del sito hanno una funzione esclusivamente informativa, sono soggetti a possibili e necessarie modifiche; non sostituiscono in alcun caso i documenti ufficiali della Fondazione PTV - Policlinico Tor Vergata.
Il PTV pubblica sui propri canali social contenuti testuali, immagini, infografiche, video e altri materiali multimediali prodotti dall’ente stesso o condivide informazioni di interesse collettivo e pertinenti pubblicate da Governo, Ministeri, Regione Lazio e da altre Aziende Sanitarie. I contenuti del PTV possono essere riprodotti liberamente citando sempre la fonte originale.
COME GESTIAMO I CANALI SOCIAL
Lo spazio social della Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata è monitorato dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle 16.00.
Ogni richiesta viene presa in carico e gestita direttamente dallo staff o indirizzata al servizio/ufficio di competenza, anche attraverso l’utilizzo di link informativi che possano fornire la risposta più pertinente e nel minor tempo possibile.
Non tutto può essere risolto attraverso i canali social, ma sarà fatto il possibile per indicare le soluzioni migliori.
Le pagine e gli account della PTV non sono canali per raccogliere segnalazioni o reclami specifici, che invece vanno indirizzati all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) o al protocollo aziendale (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.).
Gli account social istituzionali sono aperti a commenti di utenti, i quali sono direttamente responsabili delle opinioni espresse. In caso di eventuali contenuti che contengono manifestazioni di razzismo, intolleranza, elementi offensivi per il PTV o per terzi, attività di promozione propria, di un ente, di un’attività o di un prodotto, che violino la legalità, le normative in materia di privacy e che non siano comunque pertinenti con gli argomenti trattati, verranno segnalati e rimossi dalla Redazione Web del Policlinico Tor Vergata. Per chi dovesse violare queste condizioni o quelle contenute nelle policy degli strumenti adottati ci si riserva il diritto di usare il ban o il blocco per impedire ulteriori interventi e di segnalare l'utente ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle forze dell'ordine preposte.
La pubblicità presente a margine delle pagine dei canali social non è gestita dalla Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata, ma è di pertinenza degli stessi social network.
PRIVACY
Il trattamento dei dati personali degli utenti è disciplinato dalle privacy policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate. In ogni caso i dati appartenenti alle “categorie particolari” di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (c.d. GDPR), contenuti in commenti o interventi all’interno dei profili social attivati dal PTV verranno rimossi. I dati condivisi dagli utenti attraverso eventuali messaggi privati spediti direttamente alla struttura che gestisce i profili social saranno trattati nel rispetto degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (c.d. GDPR). La Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata, in qualità di Titolare del trattamento, tratta e conserva i dati personali, in particolare quelli relativi allo stato di salute, solo ed esclusivamente per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’Utente.
Gli utenti, in qualità di interessati, potranno esercitare i diritti che sono loro riconosciuti dagli artt. 15, 17, 18 e 20 nei modi e nei tempi previsti dagli artt. 11 e 12 del Regolamento Ue 679/2016, mediante l’indirizzo email Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
NETIQUETTE
Occorre tenere presente le "regole di conversazione" (Netiquette) per interloquire in rete. Qualsiasi interlocutore è responsabile dei messaggi che invia, dei contenuti che pubblica e delle opinioni che esprime. Non saranno comunque tollerati insulti, volgarità, offese, minacce, e in generale, atteggiamenti violenti.
A tutti si chiede di esporre la propria opinione con correttezza e misura e di rispettare le opinioni altrui.
L'interesse pubblico degli argomenti è un requisito essenziale: non è possibile utilizzare questi spazi per affrontare casi personali.
Non è tollerata alcuna forma di pubblicità, spam o promozione di interessi privati o di attività illegali.
Nei social network i contenuti pubblicati devono rispettare la privacy delle persone. Vanno evitati riferimenti a fatti o a dettagli privi di rilevanza pubblica, atteggiamenti violenti, offensivi o discriminatori rispetto al genere, orientamento sessuale, età, religione, convinzioni personali, orientamenti politici, origini etniche, disabilità. Va altresì evitata la pubblicazione di dati personali (caselle email, numeri di telefono, numeri di conto corrente, indirizzi), in caso contrario i contenuti postati saranno rimossi per tutelare le persone interessate. Non sono ammessi contenuti che violino il diritto d’autore né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.
CONTATTI
Eventuali suggerimenti e segnalazioni (ad esempio abusi o violazioni del copyright) possono essere inviati allo staff della Redazione Web della Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata via mail all’indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
Social Media policy interna
Norme di comportamento dei dipendenti
Nella social media policy interna sono descritte le principali norme di comportamento che i dipendenti sono tenuti ad osservare quando accedono ai social network (Facebook, Twitter, ecc…) con i loro account personali, nonché alcune precauzioni da adottare nell’uso dei servizi di messaggistica a scopo professionale.
Il personale dipendente dalla Fondazione PTV Policlinico Tor Vergata, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account privati sui social network è tenuto a rispettare alcune norme di comportamento. Si tratta, in generale, di indicazioni tese a garantire tanto la salvaguardia dell’Azienda, quanto delle persone che vi lavorano.
Il personale che sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa è tenuto a indicare la qualifica rivestita all'interno dell’Azienda, citando inoltre l’account istituzionale della Azienda qualora fosse presente sullo stesso social network, specificando che le opinioni espresse hanno carattere personale e non impegnano in alcun modo la responsabilità dell’Azienda.
Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social del PTV: informazioni su iniziative, progetti, campagne, video, immagini e/o infografiche.
Allo stesso tempo è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso dell’organizzazione presso cui lavora, conformemente a quanto disposto dal Regolamento (UE) 2016/679 (c.d. GDPR), dal D.P.R. 16 Apr. 2013 n. 62 “Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici” e dal “Codice Etico e di comportamento” adottato dal Policlinico Tor Vergata come misura obbligatoria e trasversale di attuazione della strategia di prevenzione della corruzione, i cui contenuti trovano integrale e compiuta applicazione all’interno del Policlinico.
Nello specifico:
- non può trattare sui social network casi medici specifici o personali, né può divulgare attraverso essi informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti di cui è a conoscenza (ad esempio partner, istituzioni, utenti, stakeholder, etc…) o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti interessate;
- non può pubblicare sui propri profili social immagini relative a pazienti e utenti tali da rendere possibile la loro identificazione diretta o indiretta;
- fermo restando il corretto esercizio delle libertà sindacali e del diritto di critica, deve astenersi dalla trasmissione e diffusione, mediante qualsivoglia strumento ovvero canale di comunicazione a sua disposizione, di messaggi minatori ovvero ingiuriosi, commenti e dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'Azienda, riferiti alle attività istituzionali e, più in generale, al suo operato, che per le forme e i contenuti possano comunque nuocere al PTV, ledendone l'immagine o il prestigio o compromettendone l'efficienza;
- deve rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti al lavoro che stanno seguendo o in generale all’attività svolta nell’ambito del Policlinico Tor Vergata, fatte salve le informazioni di dominio pubblico;
- ad eccezione di eventi pubblici che si svolgono presso la sede di lavoro non può divulgare foto, video, o altro materiale multimediale, che riprenda locali aziendali e personale senza l’esplicita autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte;
- non può aprire blog, pagine o altri canali a nome del PTV o che trattino argomenti riferiti all’attività istituzionale dell’Azienda, senza autorizzazione preventiva;
- non può utilizzare il logo o l’immagine del PTV su account personali.
Apertura account da parte di singoli servizi aziendali
Qualora un singolo Servizio aziendale voglia ottenere un account per la gestione di un social network con finalità istituzionali dovrà inoltrare formale richiesta all’Area Comunicazione e Relazioni Esterne specificando:
- Obiettivi
- Modalità
- Tempi
- Ruoli e responsabilità nella gestione
- Contenuti
La UOSD Accoglienza, Tutela e Partecipazione – URP procederà alla valutazione della richiesta e chiederà il parere della Direzione Generale per l’autorizzazione, mantenendo una costante supervisione sull’attività, se approvata.
I contenuti informativi dovranno comunque rispettare quanto disposto nel presente Regolamento e dovranno, comunque, rispondere alle seguenti caratteristiche di qualità:
- Pertinenza: attinenti alla tematica specifica per cui l’account è stato previsto
- Validità scientifica e documentazione: le informazioni debbono essere fornite da professionisti qualificati ed essere scientificamente giustificate da prove adeguate, con una chiara attribuzione delle fonti scientifiche di riferimento e del loro aggiornamento;
- Trasparenza: i contenuti debbono essere più chiari possibile, fornendo un indirizzo e-mail al quale gli utilizzatori possono chiedere ulteriori dettagli o supporto;
- Complementarietà: i contenuti debbono essere destinati ad incoraggiare, e non a sostituire, le relazioni esistenti tra paziente e medico, utenti e personale sanitario, ecc.
Uso di sistemi di messaggistica nell’ambito del processo diagnostico
Riguardo all’utilizzo dei sistemi di messaggistica (WhatsApp, Facebook Messenger, Skype ecc), si ricorda che le informazioni scambiate con tali sistemi sono assimilabili a quelle trasmesse tramite una normale telefonata, così come la trasmissione di immagini e dati (immagini diagnostiche, refertazioni, ecc.) non è da considerarsi affidabile, in quanto non è tracciabile e non garantisce la sicurezza dei dati sensibili del paziente stesso.
L’uso di tali strumenti nell’ambito del processo diagnostico è quindi sconsigliato, deve limitarsi a casi di assoluta necessità e, comunque, se si sceglie di ricorrere a tali sistemi, lo si fa sotto la propria responsabilità.
