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| U.O.S. Atti Deliberativi, Gestione Documentale e Coordinamento Segreteria di Direzione Aziendale |
| U.D.P. - Ufficio Delibrazioni, Protocollo e Flussi Documentali |
L’Ufficio Deliberazioni, Protocollo e flussi documentali (U.D.P.), costituisce una struttura amministrativa centrale, direttamente afferente alla Direzione Generale, il cui compito fondamentale consiste essenzialmente nel garantire la formazione, la conservazione e la movimentazione dei documenti amministrativi aziendali avvengano in modo corretto e trasparente, nel rispetto delle norma vigenti e nelle procedure adottate dall’Amministrazione.
Da un punto di vista interno la mission dell’UDP consiste nell’assicurare alle diverse strutture aziendali un servizio di fondamentale importanza, istituendo un punto di raccordo trasversale di comunicazione e di ausilio, sia nelle fase di formazione dei documenti, sia nella fase del loro scambio all’interno dell’ente, sia nella fase della ricerca archivistica.
La mission si concretizza in tre grandi branche di attività (cui corrispondono altrettanti processi primari) svolte dai tre settori in cui si articola l’Ufficio:
- Settore Deliberazioni
- Protocollo Generale
- Ufficio Corrispondenza
Scopo del settore Deliberazioni è quello di raccogliere le proposte di adozione di provvedimenti di competenza dell’organo deliberante, avanzate dalle strutture amministrative all’uopo autorizzate e di curarne l’iter formativo sino al momento della loro “trasformazione” in deliberazioni, nonché la pubblicazione ed archiviazione di queste ultime.
Il Protocollo Generale afferisce ad una Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.), che raggruppa le strutture amministrative e sanitarie dell’Amministrazione centrale.
Essendo scopo essenziale del registro di protocollo quello di attestare l’esistenza di un determinato documento, dando certezza legale del suo avvenuto ricevimento o spedizione da parte dell’Ente, occorre che ogni atto che in qualunque modo viene ad incidere sull’azione amministrativa conferendole valore aggiunto, abbia un riconoscimento su tale registro.
L’Ufficio Corrispondenza si occupa dello smistamento della posta che quotidianamente perviene all’Azienda, consegnando alla Segreteria della Direzione aziendale quella rivolta alle strutture dell’Amministrazione centrale (che viene poi passata al Protocollo), nonché recapitando direttamente ai destinatari quella rivolta alle aree sanitarie ed agli enti esterni aventi sede o presidio presso il Policlinico.
Ubicazione ed Orari
Deliberazione e Protocollo Generale
Dove:
piano 2°, settore I
Orari: back-office dalle 8.30 alle 17.30 - front-office dalle 10.00 alle 13.00 e dalle 15.00 alle 17.00.
Ufficio Corrispondenza
Dove: Torre Degenze, piano -1
Orari: dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 15.30
Telefono: 06.2090.8316
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| Segreteria della Direzione Generale |
La Segreteria della Direzione aziendale è una struttura di supporto alle attività sviluppate dal vertice aziendale, volta a garantire il corretto funzionamento degli uffici afferenti all’area della Direzione aziendale, nonché a potenziare la Segreteria del Direttore Generale e ad assistere il Direttore Amministrativo. A tale struttura è demandato altresì lo svolgimento di alcuni servizi di utilità generale per l’Azienda, quali la gestione degli autisti. Di particolare importanza è la gestione della documentazione da sottoporre alla firma del Direttore Generale e/o del Direttore Amministrativo. Il Coordinatore ha il compito di organizzare le attività della Segreteria e di assistere il Direttore Generale, raccordando il suo lavoro con quello dello staff ed assicurando la corretta interazione con l’Ufficio Deliberazioni, Protocollo e flussi documentali, nonché con tutte le altre strutture amministrative e sanitarie.
Ubicazione ed Orari
Segreteria Direzione Generale
Dove: Settore I, 2° piano
Orari: dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 18.
Dalle 18 alle 20 è comunque attivo un servizio di reperibilità telefonica della Segreteria del Direttore Generale e della sua Segreteria Particolare
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