L’Ufficio Atti Deliberativi, Gestione Documentale e Coordinamento della Segreteria di Direzione Aziendale – AgeC – costituisce una struttura amministrative centrale, direttamente afferente alla Direzione Generale, il cui compito fondamentale consiste essenzialmente nel garantire che la formazione, la conservazione e la circolazione dei documenti avvengano in modo corretto e trasparente, nel rispetto delle norme vigenti e nelle procedure adottate dall’Amministrazione.
La mission dell’AGeC consiste nell’assicurare alle diverse strutture aziendali un servizio di fondamentale importanza, istituendo un punto di raccordo trasversale di comunicazione e di ausilio, sia nella fase di formazione dei documenti, sia nella fase del loro scambio all’interno dell’ente, sia nella fase della ricerca archivistica.
Ciò impone la stretta osservanza di regole cogenti e quindi il mantenimento della “perfezione” del risultato, piuttosto che la tendenza verso standard di produttività.
La mission si concretizza in tre grandi aree svolte da settori in cui si articola l’ufficio:
- Ufficio Protocollo e Deliberazioni
- Ufficio Corrispondenza
- Segreteria della Direzione
L’Ufficio Protocollo e Deliberazioni afferisce ad una Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.), che raggruppa le strutture amministrative e sanitarie dell’Amministrazione centrale. Essendo scopo essenziale del registro di protocollo quello di attestare l’esistenza di un determinato documento, dando certezza legale dell’acquisizione agli atti dell’Ente, occorre che ogni atto che in qualunque modo venga ad incidere sull’azione amministrativa abbia un riconoscimento su tale registro.
Altra attività è quella di ricevere le deliberazioni adottate dal Dirigente Generale e di curarne la pubblicazione sull’Albo Pretorio on line e l’archiviazione dell’originale analogico.
L’Ufficio Corrispondenza si occupa dello smistamento della posta che quotidianamente perviene all’Azienda, consegnando alla Segreteria della Direzione aziendale quella rivolta alle strutture dell’Amministrazione centrale (che viene poi trasmessa al Protocollo), nonché recapitando direttamente ai destinatari quella rivolta alle aree sanitarie ed agli enti esterni aventi sede o presidio presso il Policlinico.
La Segreteria della Direzione Aziendale garantisce ai vertici dell’Ente un efficace supporto nello svolgimento delle attività istituzionali, nonché gestisce i servizi generali non riconducibili a specifici uffici amministrativi.
La Segreteria è articolata in modo da fornire un supporto unificato al Direttore Generale ed al Direttore Amministrativo, nonché ai servizi generali.
I servizi principali erogati sono i seguenti:
- appuntamenti e comunicazioni
- firma documenti
- gestione autisti
- assistenza nella gestione documentale e nella compilazione/redazione degli atti di competenza direzionale.
In aggiunta a tali servizi, il settore dedicato ai servizi generali cura anche la gestione di specifiche attività, quali i piccoli approvvigionamenti ed ulteriori altre commissioni in nome e per conto della Direzione, attività legate al cerimoniale e di rappresentanza ovvero caratterizzate da particolare riservatezza, nonché ulteriori altre incombenze riconducibili alla competenza dell’alta Direzione e connesse alla valenza generale di questa, dunque non collocabili nella sfera di competenza di specifici uffici amministrativi.
Cura, inoltre, la spedizione quotidiana di tutta la corrispondenza in partenza dal PTVprodotta dall’Amministrazione e dalle aree sanitarie. |
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